エクセル プルダウン 設定。 Excel(エクセル)でプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)を作成する基本手順&知っておくと便利な応用技|ferret

Excel2016でプルダウンを設定する方法|選択できるので入力が簡単になりミスも防止できる

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エクセルで プルダウン(正式名称:ドロップダウンリスト)を設定・編集・解除する方法をご紹介します。 既にある別シートのリストを使って設定したり、リストの選択結果を次のリストに連動させたりする方法など、プルダウンを使うためのノウハウを詰め込みました。 ぜひお読みください。 記事の最後に、ダウンロードしてすぐにご活用いただけるサンプルデータもご用意しています。 (1)プルダウンを設定する方法 エクセルは計算が便利な反面、ちょっとした入力の違いで「同一の値」と認識されないという落とし穴があります。 あらかじめプルダウンで統一し、そこから選ぶことによって入力間違いを防ぐことができます。 プルダウンの設定 プルダウンを設定したいセルにカーソルを置き、データタブ内にある「データの入力規則」をクリックします。 設定タブの入力値の種類から 「リスト」を選択してください。 「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、 「元の値」にプルダウンで選択したいリストを入力します。 リストとリストの間は、必ず半角カンマで区切ってください。 入力が完了したら 「OK」をクリックします。 あらかじめ用意したリスト(データ)からプルダウンを設定する 事前にリストにした項目をプルダウンに設定する方法を紹介します。 セルのひとつひとつにリストを入力してください。 プルダウンを設定したいセルにカーソルを置き、 「データの入力規則」にて 「元の値」にカーソルを置きます。 そのまま入力したセルをドラッグすると、「元の値」に数式が入るので、 「OK」をクリックして完了します。 別シートのリストをプルダウンに設定する 別シートのリスト範囲を選択して、その範囲にわかりやすい名前をつけて定義すると、ドロップダウンリストを設定できます。 まず、リスト一覧の入った別シートを開き、リスト範囲をドラッグで選択し、名前ボックス内に直接名前を入力して定義します。 入力したいシートを開き、プルダウンを設定したいセルにカーソルを置きます。 「データの入力規則」にて、 「リスト」を選択します。 「元の値」にてF3キーを押し、先ほど名前ボックス内に入力した名前を選択します。 「元の値」に値が入ったことを確認し、OKをクリックします。 リストの編集・削除 既存のリストに追加をしたり、削除をしたりするときは 「データの入力規則」、 「元の値」を編集します。 半角カンマ(,)で区切ってリストを追加、もしくは削除してください。 数式の場合は、範囲設定をドラッグし直すことで編集できます。 リストからプルダウンを設定する時の注意点 用意するリストは、 一列に入れないといけません。 いかがでしたか。 「データの入力規則」にてリストを設定することで、プルダウンを簡単に設定することができます。 ・元の値に直接入力する際には 半角カンマで区切ること• ・入力済みのリストを使用する際には 一列に入力すること を、おさえておきましょう。 続いて、覚えておくと便利な応用編をご紹介します。 (2)プルダウン応用編 次は、さらに便利なプルダウンの使い方をご紹介いたします。 書式を設定することで自動的に文字色やセルの色が変わるよう指定したり、入力ミスを防いだりする設定ができます。 また、 入力されたデータを他のセルに連動させて選択肢を限定させることも可能です。 使い方次第で、業務効率の改善にもつながります。 色・枠などの書式設定で見やすくする プルダウンの項目に色をつけることによって、例えば進捗状況などを分かりやすく表示することが出来ます。 ここでは 「完了,保留,対応中,修正戻し」のプルダウンが設定されたシートを使って、「完了」の項目だけに色を付けてみましょう。 プルダウンリストが設定されているセルをドラッグし、ホームタブ内にある 「条件付き書式」をクリックします。 一覧の中から 「新しいルール」を選択します。 「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。 「特定の文字列」を選択後、入力項目にて 「完了」と入力し、 「書式」をクリックします。 「塗りつぶし」タブをクリックし、色を選びます。 「完了」と入力されたセルにのみ色が付き、進捗状況が分かりやすくなりました。 同様の手順にて、フォントやセルの枠を変更することもできます。 入力規則で入力ミスを防ぐ 入力規則の設定をすることで、そのセルに入力できる 「値」を例えば 「日付」だけ、のように指定することができます。 入力規則を設定したいセルをドラッグし、 「データの入力規則」をクリックします。 設定タブの入力値の種類から 「日付」を選択し、指定したい日付を入力します。 入力規則にエラーメッセージを指定する 入力した値が設定されたもの以外の場合、エラーメッセージを表示させることができます。 例えば、日付を4月~9月に設定した場合、期間を外れる日付を入力するとエラーが表示されます。 また、エラーメッセージをカスタマイズするには、 「データの入力規則」にて、エラーメッセージタブをクリックします。 エラーメッセージを入力し、OKをクリックします。 プルダウンで入力されたデータを他のセルに連動させる 住所を入力して、名簿や店舗リストなどを作るときに便利な方法です。 始めの列で都道府県を選択すると、次のセルでその都道府県に属する都市だけを表示させることができます。 まず、1行目は都道府県、2行目以降はその都道府県に属する都市を入力した元データを用意してください。 プルダウンリストとなる1行目の都道府県をドラッグして名前ボックス内に「都道府県」と名前を入力します。 全データを選択し、数式タブから 「選択範囲から作成」をクリックしてください。 「選択範囲から名前を設定」にて、地域名の入った 「上端列」にチェックを入れ、OKをクリックします。 次に、入力する別シートを開き、 「データの入力規則」にて 「リスト」を選択します。 最後に、都市名を入力するセルにカーソルを置き、 「データの入力規則」にて 「リスト」を選択します。 「元の値はエラーと判断されます。 続けますか?」と表示されたら「はい」をクリックすると、該当する都市のみ選択できるようになります。 プルダウンの便利な活用例 例えばショップのエリアをプルダウンから選択すると店舗名一覧が表示され、さらに電話番号を入力することもできます。 まずは A列、B列を先の手順(=プルダウンで入力されたデータを他のセルに連動させる)で、「都道府県」と「都市」を連動させたのと同様に、 「エリア」と「店舗名」を連動させます。 次に C列について 店舗名と電話番号の一覧表を別シートに用意し、左端列を選択して 「店舗名」と名前を定義します。 全データを選択し、数式タブから 「選択範囲から設定」をクリックします。 「選択範囲から名前を設定」にて店舗名の入った 「左端列」にチェックを入れ、 OKをクリックします。 入力用シートに戻り、電話番号を入力するセルにカーソルを合わせます。 エリア、店舗名、電話番号が連動したリストが完成しました。 プルダウンの設定から活用、いかがでしたでしょうか?エクセルは便利な機能がたくさんありますので、是非活用してみてくださいね。 サンプルデータのダウンロードはこちらから (エクセル「プルダウン」設定活用術. xlsx) キャリアHUB編集部.

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プロのエクセル活用術「プルダウン」作成・活用術【サンプル付】

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季節の変わり目は体調を崩しがちなので休養をしっかり取りましょう。 さて、インターネットで何かの申し込みフォームを入力するとき、住所の欄で「都道府県」を1つ選択すると、となりに その県の市区町村の選択肢が自動で出てくることってありますよね。 これ、すごいなー。 便利だなー。 エクセルのプルダウンでも同じことがやりたいなーと思い、見つけたやり方です。 上の記事では、「プルダウンリスト」の設定方法を説明いたしましたが、今回はそれを少し応用してみたいと思います。 表を作成する たとえば、こういう感じの表を作成するとします。 この表のなかで、「ユニット(職種)」と「担当者」の2か所をプルダウンで選びたい! 選んだユニットと連動して、担当者の選択肢が変わるようにしたい!とします。 リストの元データに「名前」を付ける まず、選択肢の元となるリストを作ります。 ここで活躍するのが前回説明した 「名前」の機能です。 プルダウンリストは、「名前」を使って選択肢を設定すると便利なので、必要なリスト毎に名前をつけます。 まずは1つ目の「ユニット(職種)」リスト。 A1:D1のユニット名の部分を選択し、エクセルエリアの左上にある「名前ボックス」に「ユニット」と入力し、範囲に名前をつけます。 次に、2つ目の「担当者」リストは、「ユニット」のリストの数だけ「名前」を設定します。 今回は4つです。 まずは「ディレクター」です。 A2:A10に「ディレクター」という名前が付きました。 同様に、B1:B10、C1:C10、D1:D10をそれぞれ選択し、1行目のユニット名をつけていきます。 前回も紹介しましたが、「名前」機能の便利なところは、 タイトルの入力をすることなく勝手に名前をつけてくれるところです。 便利ですねー。 プルダウンリストを設定する さて、いよいよメインの表作成にうつります。 B列の「ユニット」欄には、メンバーの所属ユニットをプルダウンリストから選択できるよう設定します。 これで、B列のプルダウンリストには、「ユニット」という名前の範囲にある4種類のユニット名が出てくるようになりました。 次に、「担当者」欄では、選んだユニットによって、そのユニットに所属する個人名がプルダウンリストに出てくるようにします。 今回の目的である、担当者を動的にするために、 プルダウンの設定も動的にしましょう。 まず、C2のセルにプルダウンリストを設定します。 それだけ。 ただそれだけです。 B2でディレクターを選んだ場合 B2で選んだユニットに連動して、C2ではそれぞれ所属している担当者だけがプルダウンリストで選べるようになりました。 簡単ですねー。 B2でエディターを選んだ場合 4. プルダウンリストの設定をコピー これでプルダウンリストの連動が完成しました。 おまけ:INDIRECT関数を使う理由 さて、これでプルダウンリストの連動はマスターしました。 ここまでの設定を覚えれば問題はないのですが、なぜこんな関数を使うの?と思った方もいると思います。 C2のプルダウン設定のお話に戻りますが、プルダウンリストを連動させるには、「元の値」のところに表示させたいリストの「名前」を入力すればいいわけです。 ユニット欄のB2で選択したユニットが、そのユニットメンバーリストの「名前」とイコールなので、「元の値」欄に動的になるような記入をすれば、選択肢が動的になるはずですね。 B2で「デザイナー」を選択したら、C2の選択肢はデザイナー7人の名前……ではなく、「デザイナー」という1択になってしまいました。 なぜだーーー。 私はこの壁に激突したとき、困り果ててしまいました。 つまり、プルダウンの設定において、「名前」機能を使うことに問題はないのです。 困ったなあ。 そこで、いろいろ調べてたどり着いたのが、今回の 「INDIRECT関数」です。 INDIRECT関数は、指定される文字列への参照を返す関数です。 参考:INDIRECT 関数 さいごに 2つのプルダウンの連動方法についてまとめましたがいかがでしたでしょうか。 思ったより簡単な設定でできるので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。 エクセルに関する記事はこちら•

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Excel2016でプルダウンを設定する方法|選択できるので入力が簡単になりミスも防止できる

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【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい!」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。 毎週木曜日更新。 リスト内の選択肢を絞り込んで効率化 部署名や性別など、選択肢が決まった項目を入力するときに使う「 ドロップダウンリスト」は便利ですよね。 しかし、1つのリスト内に選択肢が多すぎると、リストを開いたときにスクロールが必要になり、かえって面倒になることがあります。 例えば、以下のようなケースです。 [担当者]リスト内の選択肢が多すぎて、選ぶのが大変です。 こうしたケースでは、ドロップダウンリストを複数に分けて、 前のリストで選択した値によって次のリストの内容が絞り込まれると使いやすくなります。 上の例でいえば、まず[担当部署]リストを選択すると、その部署に所属する人だけが[担当者]リストに表示されるようにすれば、より簡単かつスマートに選択できるようになります。 B列で選択された担当部署に所属する人だけに、リストの内容が絞り込まれています。 難しい仕掛けは必要ありません。 リストを作成する前にひと工夫しておくだけで実現できます。 【 エクセル時短】第125回では、こうした 連動するドロップダウンリストを作成してみましょう。 データの関連性を整理して1つめのリストを作る まずは、今回の例である「担当部署」と「担当者」の関係を整理しましょう。 あらかじめ以下のようなデータを、別のシートなどに作成しておきます。 1行目に部署名、2行目以降に所属者の名前を入力しています。 そして、1つめのリストである[担当部署]を作成します。 [ データの入力規則]ダイアログボックスで設定しましょう。 1[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する 1つめのドロップダウンリストを作成したいセルを選択しておき、[データ]タブの[データの入力規則]ボタンをクリックします。 2データの入力規則を設定する [データの入力規則]ダイアログボックスが表示されました。 [設定]タブの[入力値の種類]で[リスト]を選択し、[元の値]に「営業部,広報部,編集部」のように、半角の「,」で区切って指定します。 [元の値]の入力欄で矢印キーを使ってカーソルを移動したいときは、[F2]キーを押して編集状態にしてから操作してください。 3ドロップダウンリストを設定できた ドロップダウンリストを作成できました。 なお、ここでは[データの入力規則]ダイアログボックスで項目(選択肢)を直接入力しましたが、あらかじめリスト化したセル範囲をドラッグして指定しても構いません。 2つめのリストで参照する「名前」を設定する ここからが本題です。 1つめのドロップダウンリストで選択した部署名を判断して、所属者を絞り込むための準備をしましょう。 それには、先ほど整理した「担当部署」と「担当者」のデータのセル範囲に「 名前」を付けます。 Excelの「名前」とは、特定のセル範囲を指定できる機能です。 例えば、セルA2~A9に「営業部」という名前を付けておくと、関数式の中などでセル範囲の代わりに指定できるようになります。 1セル範囲に名前を付ける セルA2~A9を選択して、名前ボックスに「営業部」と入力して[Enter]キーを押します。 2「広報部」のセル範囲に名前を付ける 同様にセルB2~B9を選択して、名前ボックスに「広報部」と入力して[Enter]キーを押します。 3「編集部」のセル範囲に名前を付ける さらにセルC2~C11を選択して、名前ボックスに「編集部」と入力して[Enter]キーを押します。 これで事前の準備は完了です。 INDIRECT関数を使って2つめのリストを作る 名前を付けたセル範囲を利用して、2つめのドロップダウンリストを作成します。 [データの入力規則]ダイアログボックスの[元の値]に、 INDIRECT(インダイレクト)関数を使うのがポイントです。 INDIRECT関数は、参照するセルの文字列を利用して参照を求める関数です。 参照するセルB2には、1つめのドロップダウンリストが存在します。 仮に1つめのドロップダウンリストで[編集部]を選択していると、2つめのドロップダウンリストにあるINDIRECT関数は、「編集部」という名前が付けられたセル範囲を参照します。 これにより、2つめのリストには編集部に所属する人の名前だけが表示される、という仕組みです。 1[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する 2つめのドロップダウンリストを作成したいセルを選択して、[データ]タブの[データの入力規則]ボタンをクリックします。 2データの入力規則を設定する [データの入力規則]ダイアログボックスが表示されました。 [設定]タブの[入力値の種類]で[リスト]を選択するところまでは、1つめの場合と同じです。 3ドロップダウンリストを設定できた 2つめのドロップダウンリストを作成できました。 連動するドロップダウンリストは、 「名前」とINDIRECT関数を活用するのがポイントです。 どちらも利用頻度は高くありませんが、この機会に覚えておくといいでしょう。

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